En la era digital actual, el cumplimiento de las normas y regulaciones es una preocupación fundamental para las empresas de todos los tamaños y sectores. Es esencial contar con un software de gestión de cumplimiento confiable que simplifique y agilice las tareas relacionadas con el cumplimiento. En este artículo, presentaremos los 5 mejores software de gestión de cumplimiento del año 2023, revisados y seleccionados cuidadosamente para ayudarte a tomar una decisión informada. Ya sea que seas un emprendedor en busca de soluciones para tu pequeño negocio o un ejecutivo de una corporación multinacional, encontrarás una opción adecuada para satisfacer tus necesidades empresariales. ¡Sigue leyendo para descubrir cuáles son estos destacados software de gestión de cumplimiento!
En el ámbito del cumplimiento de normas y reglamentos, las cosas están cambiando rápidamente. Un estudio reciente muestra una tendencia interesante: en 2022, un sorprendente 62% de los equipos aumentaron considerablemente sus presupuestos de cumplimiento. Este compromiso financiero de cumplimiento parece ser un objetivo que durará mucho más allá de 2023. El entorno cambiante de los acuerdos de trabajo híbridos es una gran parte de por qué se está produciendo este cambio. Las empresas utilizan cada vez más fuerza laboral remota, por lo que se vuelve más importante que los equipos encuentren nuevas formas de cumplir con los estándares de cumplimiento. Aquí es exactamente donde queda claro lo importante que es el mejor software de gestión de cumplimiento.
Es importante saber que el cumplimiento puede implicar muchas cosas diferentes que pueden cambiar de una entidad a otra. Estas cosas podrían incluir el cumplimiento de la marca, el cumplimiento de las políticas laborales y las leyes locales, entre muchas otras cosas. El mejor software de gestión de cumplimiento está diseñado para ser una opción flexible que pueda satisfacer una amplia gama de necesidades de cumplimiento. Esto brinda a las organizaciones una ventaja estratégica a medida que navegan por este panorama cambiante.
¿Por qué necesita un software de gestión de cumplimiento?
El software de gestión de cumplimiento (CMS) es importante por muchas razones, entre ellas:
- Cumplimiento normativo: CMS ayuda a las empresas a mantenerse al día con un panorama de regulaciones que siempre está cambiando. Esto les ayuda a evitar multas y problemas legales.
- Mitigación de riesgos: Reduce los riesgos relacionados con el cumplimiento al colocar los datos de cumplimiento en un solo lugar, realizar un seguimiento de los cambios y automatizar los trabajos.
- Eficiencia: CMS agiliza los procesos de cumplimiento, ahorra tiempo y dinero y reduce la cantidad de trabajo manual que debe realizarse.
- Seguridad de datos: Hace que los datos sean más seguros al limitar quién puede ver los datos de cumplimiento privados y realizar un seguimiento de lo que hacen los usuarios.
El mejor software de gestión de cumplimiento
CMS puede ayudar a organizaciones en muchos campos diferentes, como atención médica, banca, manufactura y más. CMS puede mejorar la gestión del cumplimiento para cualquier empresa que deba seguir reglas gubernamentales o estándares industriales.
| Característica | escenario de archivo | Conectar equipo | CumplirDerecho | Perímetro81 | Qualtrax |
|---|---|---|---|---|---|
| Características | Revisión de documentos, colaboración, aprobaciones, control de versiones, generación de informes. | Gestión de proyectos, seguimiento del tiempo, programación de empleados, comunicación, colaboración en equipo. | Gestión de cumplimiento, gestión de riesgos, gestión de incidentes, formación, auditoría | Acceso a la red de confianza cero, gestión de la postura de seguridad en la nube, prevención de pérdida de datos, firewall de aplicaciones web | Gestión de calidad, gestión de proyectos, seguimiento de problemas, gestión de riesgos, gestión de auditorías. |
| Precios | Desde $29 por usuario por mes | Desde $39 por mes | Desde $199 por mes | Desde $10 por usuario por mes | Desde $199 por mes |
| Despliegue | Basado en la nube | Basado en la nube | Basado en la nube | Basado en la nube | Basado en la nube |
| Enlace de página web | Visita el sitio web | Visita el sitio web | Visita el sitio web | Visita el sitio web | Visita el sitio web |
El mejor software de gestión de cumplimiento
CMS facilita la protección de los datos al brindarle controles de acceso, cifrado y registros de auditoría. Evita que los datos privados relacionados con el cumplimiento lleguen a manos equivocadas y protege la integridad y privacidad de los datos. CMS ayuda a gestionar las auditorías manteniendo pistas de auditoría, almacenando documentos relacionados con el cumplimiento, automatizando las tareas de auditoría y generando informes relacionados con las auditorías. Facilita el proceso de auditoría y garantiza que se cumplan los estándares de auditoría.
escenario de archivo
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Revisar el flujo de trabajo | Proceso colaborativo de revisión y aprobación del trabajo creativo. |
| Control de versiones | Realice un seguimiento de los cambios y vuelva a versiones anteriores |
| Comentarios y marcado | Agregue comentarios y anotaciones directamente a los archivos |
| Integración | Conéctese con herramientas populares como Adobe Creative Cloud |
| Flujos de trabajo personalizados | Cree flujos de trabajo de aprobación personalizados |
| Visita el sitio web |
Filestage es una plataforma de revisión y aprobación que también funciona como una solución de gestión de cumplimiento para empresas que operan en industrias sujetas a regulaciones.
Puede establecer procedimientos de revisión que sean consistentes y repetibles para todos y cada uno de los formatos de archivo, como dibujos, videos y documentos, respectivamente. Después de eso, podrá implementarlos en toda su empresa para asegurarse de que nunca se publique nada sin recibir primero la aprobación de las personas adecuadas.
El bueno
- Proceso simplificado de revisión y aprobación
- Control de versiones para evitar errores
- Herramientas eficientes de comentarios y marcas
El malo
- Curva de aprendizaje para flujos de trabajo complejos
Conectar equipo
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Gestión de empleados | Realice un seguimiento del tiempo, la asistencia y el rendimiento de su fuerza laboral |
| Herramientas de comunicación | Cree grupos de chat, encuestas y anuncios. |
| Administración de tareas | Asignar tareas y proyectos con fechas de vencimiento y prioridades. |
| Formación e incorporación | Entregar módulos de capacitación y materiales de incorporación. |
| Accesibilidad móvil | Accesible a través de una aplicación móvil para equipos remotos |
El programa de gestión de cumplimiento todo en uno de Connecteam le permite cumplir con los estándares de la industria y la empresa. Con Connecteam, puede almacenar y compartir políticas comerciales con los empleados, mantener todos los documentos actualizados y fáciles de encontrar y ofrecer cursos de capacitación sobre cumplimiento.
Debe mantener a su personal actualizado a medida que cambian los estándares de la industria y las políticas comerciales. Con Connecteam, es fácil crear cursos de capacitación personalizados para informar a sus trabajadores sobre nuevas reglas o cambios en la forma en que se hacen las cosas. Utilice archivos PDF, videos y cualquier otro tipo de documento para que las clases sean tan informativas como necesita.
El bueno
- Funciones integrales de gestión de empleados
- Herramientas de comunicación efectivas
- Asignación y seguimiento de tareas.
El malo
- Puede tener una curva de aprendizaje para algunos usuarios.
Complinidad
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Gestión de cumplimiento | Optimice el seguimiento y los informes de cumplimiento |
| Gestión de documentos | Organizar y gestionar documentos relacionados con el cumplimiento. |
| Pistas de auditoría | Mantenga pistas de auditoría detalladas para los requisitos reglamentarios. |
| Alertas y notificaciones | Reciba alertas sobre plazos de cumplimiento y actualizaciones |
| Permisos de usuario | Asignar roles y permisos para acceso controlado |
¿Recuerda los días en los que se esforzaba constantemente por mantenerse al día con los requisitos en constante cambio y se ahogaba en un mar de documentos legales? Hacías malabarismos con los papeles como en un acto de circo y rezabas para ser lo suficientemente obediente como para evitar esas enormes multas. Tendrías que hacer malabarismos con el papeleo como en un espectáculo de circo.
Aquí estamos en el presente y me gustaría presentarles Complinity, nuestro software para gestionar el cumplimiento legal. Diga adiós a las montañas de archivos y a la ansiedad que conlleva lo desconocido. Imagine por un momento una utopía digital en la que las reglas se cumplan fácilmente, los plazos se cumplan fácilmente y el cumplimiento sea muy sencillo de lograr.
El bueno
- Seguimiento e informes de cumplimiento eficientes
- Gestión documental para documentos reglamentarios.
- Pistas de auditoría integrales
El malo
- Puede requerir personalización para industrias específicas
Perímetro81
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Acceso seguro a la red | Proporcionar acceso seguro y remoto a los recursos de la red. |
| Arquitectura de confianza cero | Implementar un modelo de seguridad de confianza cero para el acceso a la red |
| Autenticación multifactor | Mejore la seguridad con autenticación multifactor |
| Integración en la nube | Conéctese con recursos de la nube de forma segura y sin problemas |
| Gestión Centralizada | Gestione y supervise el acceso a la red desde una plataforma centralizada |
Perimeter81 es una solución simple de gestión de cumplimiento para la seguridad que protege los datos de las empresas en la mayor medida posible al cumplir con los requisitos de seguridad más altos posibles. La implementación de Perimeter 81 Compliance permite a las empresas recibir una gestión de riesgos precisa, lo que a su vez ayuda a reducir los costos asociados con la seguridad de la información.
El cifrado de datos, el cifrado de red privada virtual (VPN) y la autenticación de dos factores (2FA) son algunas de las características incluidas en la solución de cumplimiento que ayuda a las organizaciones de atención médica a lograr el cumplimiento de HIPAA. Cuando las empresas implementan el cumplimiento SOC 2 Tipo II, reciben una infraestructura que es fácil de usar, pueden realizar pruebas de auditoría exhaustivas y pueden implementar controles de seguridad complejos.
El bueno
- Acceso seguro y remoto a la red
- Modelo de seguridad avanzado de confianza cero
- Autenticación multifactor para mayor seguridad
El malo
- Requiere una buena comprensión de los principios de seguridad de la red.
Qualtrax
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Gestión de cumplimiento | Optimice el seguimiento, los informes y la documentación del cumplimiento |
| Control de documentos | Gestionar y controlar versiones de documentos con fines de cumplimiento. |
| Pistas de auditoría | Mantenga pistas de auditoría detalladas para la verificación del cumplimiento |
| Entrenamiento y Certificación | Ofrecer y realizar un seguimiento de la formación y certificaciones de los empleados |
| Flujos de trabajo personalizados | Cree flujos de trabajo personalizados para procesos de cumplimiento |
El software de cumplimiento Qualtrax es una aplicación sencilla pero poderosa que ayuda a administrar y organizar acreditaciones y auditorías de laboratorios forenses de manera simplificada. Qualtrax proporciona gestión documental integral y automatización de procesos para que sus clientes puedan cumplir con los estándares de la industria, los estándares del cliente y los estándares internos.
Qualtrax le otorga control total sobre el papeleo que impulsa su negocio al administrar el ciclo de vida del documento en su nombre. Esto le permite asegurarse de que su negocio funcione sin problemas. La función de búsqueda permite a las empresas localizar información pertinente a sus necesidades empleando palabras clave o frases y organizando documentos de acuerdo con los requisitos de la empresa.
El bueno
- Seguimiento e informes de cumplimiento eficientes
- Control de versiones y control de documentos sólidos
- Pista de auditoría integral para la verificación del cumplimiento
El malo
- La complejidad puede requerir capacitación
¿Cómo elegir un software de gestión de cumplimiento?
Las organizaciones deben elegir el software de gestión de cumplimiento (CMS) adecuado para poder manejar los requisitos reglamentarios y mantenerse al día con los estándares de la industria. Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo elegir un software de gestión de cumplimiento:
- Marque lo que necesita: Haga una lista de las características y funciones que desea que tenga un CMS. Estos pueden incluir el manejo de documentos, pistas de auditoría, la capacidad de generar informes y flujos de trabajo que se pueden cambiar.
- Capacidad de crecer y encajar: Piense en cómo se puede ampliar el software. Asegúrese de que pueda mantenerse al día con el crecimiento de su empresa y las cambiantes necesidades de cumplimiento. Verifique si el CMS puede funcionar con sus otros sistemas, como ERP, CRM o software de recursos humanos, para que los datos se puedan compartir fácilmente.
- Qué fácil es de usar: Vea cómo se ve el software y lo fácil que es de usar. Será más probable que el personal utilice el sistema si es fácil de usar y los esfuerzos de cumplimiento serán más fluidos.
- Seguridad de Datos y Control de Acceso: Es importante colocar funciones de seguridad de datos como cifrado, control de acceso basado en roles y métodos de autenticación en la parte superior de su lista. Asegúrese de que el CMS siga las reglas de seguridad de datos para mantener segura la información confidencial.
Preguntas y respuestas
El software de gestión de cumplimiento (CMS) es una herramienta que ayuda a las empresas a seguir las leyes, las normas de la industria y las políticas internas. Garantiza que se cumplan las reglas y leyes mediante la optimización de los procesos de cumplimiento, la gestión de documentos, las auditorías y los informes.
Las organizaciones necesitan CMS para asegurarse de cumplir con los requisitos reglamentarios, reducir los riesgos relacionados con el cumplimiento, mejorar la seguridad de los datos, optimizar los procesos y facilitar el manejo de documentos y tareas relacionadas con el cumplimiento. Ayuda a la empresa a mantener una cultura de seguir las reglas.
Algunas de las características más importantes de un buen CMS son la gestión de documentos, pistas de auditoría, herramientas de generación de informes, flujos de trabajo que se pueden cambiar, control de acceso basado en roles, la capacidad de integrarse con otros sistemas y soporte para cumplir con leyes o estándares industriales específicos.
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Preguntas frecuentes sobre los mejores software de gestión de cumplimiento en 2023
1. ¿Cuál es el objetivo de un software de gestión de cumplimiento?
Un software de gestión de cumplimiento tiene como objetivo principal ayudar a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones establecidas en su industria. Facilita el seguimiento y control de los requisitos legales, éticos y de seguridad, asegurando así que la organización opere de manera responsable y dentro de los parámetros establecidos.
2. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de gestión de cumplimiento?
Existen varios beneficios al utilizar un software de gestión de cumplimiento, entre ellos:
- Aumento de la eficiencia: Estos software automatizan procesos, lo que ayuda a reducir errores humanos y a utilizar los recursos de la empresa de manera más eficiente.
- Mejora de la seguridad: Un buen software de gestión de cumplimiento proporciona herramientas para la gestión de riesgos y garantiza que la empresa cumpla con las políticas de seguridad establecidas.
- Reducción de costos: Al automatizar tareas y procesos, se reducen los costos asociados a errores humanos y se optimiza el trabajo de los empleados.
- Generación de informes: Estos software generan informes detallados que permiten a la empresa evaluar su cumplimiento normativo y realizar mejoras en su gestión interna.
- Facilita la toma de decisiones: El software de gestión de cumplimiento proporciona información actualizada y precisa que ayuda a la empresa a tomar decisiones informadas y estratégicas.
3. ¿Cuáles son los criterios clave para elegir un software de gestión de cumplimiento?
Al seleccionar un software de gestión de cumplimiento, es importante considerar:
- La facilidad de uso y navegación del software
- La compatibilidad con los sistemas existentes de la empresa
- Las características y funcionalidades específicas que necesita su organización
- La escalabilidad del software para adaptarse al crecimiento de la empresa
- El soporte técnico y la atención al cliente ofrecida por el proveedor del software
4. ¿Dónde puedo encontrar reseñas y comparativas de los mejores software de gestión de cumplimiento en 2023?
Existen varios sitios web de confianza donde puedes encontrar reseñas y comparativas de los mejores software de gestión de cumplimiento en 2023. Algunos de los más populares son:
5. ¿Necesita mi empresa un software de gestión de cumplimiento?
Aunque cada empresa es única y sus necesidades pueden variar, la mayoría de las organizaciones pueden beneficiarse de utilizar un software de gestión de cumplimiento. Ayuda a mantener la organización actualizada con las regulaciones y normativas cambiantes, evita multas y sanciones, y mejora la eficiencia y seguridad de los procesos internos.
Esperamos que estas preguntas frecuentes te hayan ayudado a comprender mejor los beneficios y la importancia de utilizar un software de gestión de cumplimiento en 2023. Recuerda que cada software es diferente, por lo que es importante investigar y encontrar el que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.