La gestión documental es una parte fundamental en cualquier organización moderna. Con el creciente volumen de información generada a diario, contar con un software de gestión documental eficiente se convierte en una necesidad imperante. En este artículo, te presentaremos los 8 mejores software de gestión documental del año 2023, con revisiones completas que te ayudarán a encontrar la opción perfecta para tu empresa. Desde soluciones fáciles de usar hasta herramientas avanzadas, descubre cuál se adapta mejor a tus necesidades y lleva tu gestión documental al siguiente nivel.
El el mejor software de gestión de documentos hace que sea fácil y sencillo para un equipo realizar un seguimiento de los archivos. A medida que la idea de una oficina sin papel se vuelve más común, la gestión de documentos se vuelve más importante. Esto es especialmente cierto con el auge del almacenamiento en la nube, ya que muchos proveedores de servicios también pueden ayudar a las organizaciones a compartir y sincronizar documentos.
A medida que más y más empresas pasan a estar en línea, los datos se están convirtiendo en una parte importante de su éxito. Las empresas tienen que lidiar con mucha información, que se anota y almacena en bases de datos seguras. Cada día, una enorme cantidad de información se convierte en documentos. Hay muchas opciones excelentes cuando se trata de software como este.
El mejor software de gestión de documentos
Guardar papel
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PaperSave es una herramienta inteligente y fácil de usar que facilita a empresas de todos los tamaños realizar un seguimiento de sus documentos. La herramienta tiene una función moderna de captura de documentos que le permite capturar rápidamente cualquier tipo de documento. Es uno de los mejores software de gestión de documentos que puedes descargar.
PaperSave funciona con el software ERP y CRM más popular, por lo que un usuario puede escanear documentos directamente desde la interfaz de usuario. Para la indexación automática, los valores del índice se extraen del registro ERP/CRM sobre la marcha. Esto, junto con las funciones de búsqueda fáciles de usar, hace que sea fácil encontrar los documentos que necesita cuando lo desee.
Características
Ventajas
- Conversión de archivos incorporada
- Ligero
- Incluye aplicación opcional de Windows
- Amplia documentación
- Admite acceso sin conexión
Contras
- Carece de un clasificador de archivos
- Pocos atajos de teclado
Haga clic arriba
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ClickUp Docs es un lugar donde se pueden crear documentos. Permite que las personas trabajen bien juntas y permite que varias personas editen al mismo tiempo. Le permite ver quién está mirando actualmente un documento y le permite editarlo al mismo tiempo. ClickUp Docs le ofrece un único lugar para colocar todos sus documentos.
Es una plataforma con herramientas para editar texto enriquecido y para dejar comentarios y trabajar juntos. ClickUp te brinda las herramientas que necesitas para compartir un documento con cualquier persona. Puedes decidir quién puede ver el documento, hacer comentarios sobre él y cambiarlo.
Características
Ventajas
- Plan gratuito realmente impresionante
- más barato que muchos competidores
- Soporte en vivo 24 horas al día, 7 días a la semana
Contras
- Constructor de automatización torpe
Nube de DocuWare
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DocuWare Cloud ha sido un fuerte competidor en el campo de los sistemas de gestión de documentos desde los días de Microsoft Windows 3.0, cuando la gestión de documentos se hizo realidad. La plataforma tiene un sólido conjunto de características empresariales, como excelentes formas de importar documentos y manejar formularios.
Aunque existe desde hace un tiempo, no tiene las funciones de integración y uso compartido de nuestros ganadores de la mejor elección, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online. Sin embargo, sigue siendo una buena opción en la que deberías pensar.
Características
Ventajas
- Capacidades de formulario excepcionales
- Fuertes capacidades de importación de documentos y campo de datos
Negocios de alto nivel
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La mayoría de nuestros competidores en este resumen de artículos de revisión de gestión de documentos se centraron en cómo almacenar y clasificar documentos comerciales comunes y cómo gestionar el flujo de trabajo en torno a esos archivos. Hightail se destaca por centrarse en un grupo más pequeño de empresas, como agencias de publicidad y tiendas de diseño gráfico, que realizan trabajos creativos.
Hightail ha tenido que desarrollar sus funciones en torno a las necesidades de “documentos” ligeramente diferentes, que son en su mayoría archivos de imágenes y videos, para poder funcionar allí. OpenText compró la empresa en febrero de 2018 y desde entonces ha cambiado su estructura de precios.
Características
Ventajas
- Dirigido a profesionales creativos.
- Permite recibir fácilmente archivos de los clientes a través de la función de enlace ascendente.
Contras
- Soporte limitado para tipos de documentos de oficina estándar.
Templafy
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Una de las mejores herramientas para gestionar documentos es Templafy. El sistema está destinado a reunir importantes suites y soluciones de oficina que las empresas utilizan todos los días. Si hay algo que puede resultar molesto es tener que utilizar software diferente para realizar documentos de la misma marca.
Esto puede llevar mucho tiempo y ser difícil de seguir, pero Templafy puede ayudar. Con él, puedes crear una variedad de archivos dentro del sistema y administrarlos todos desde una única fuente. El software funciona en una variedad de dispositivos y utiliza la nube para permitirle acceder a todos sus documentos desde su computadora, tableta o teléfono.
Características
Ventajas
- Instalación sencilla
- Fácil de usar
- Panel administrativo
- Integraciones de oficina
Contras
- Instalación tediosa
- Integraciones limitadas
Archivos M
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M-Files quiere mejorar los flujos de trabajo internos y garantizar que la información importante esté siempre segura cuando se trata de gestión de documentos. Hay un único almacén para muchos archivos y puede encontrarlos fácilmente por cliente, proyecto, fecha, estado u otros criterios.
El software está destinado a impedir que las personas hagan varias copias del mismo informe, lo que ocurre con frecuencia. M-Files le permitirá saber si ha guardado un documento dos veces mirando los nombres y los datos del proyecto. En general, es uno de los mejores programas de gestión de documentos que puedes descargar.
Características
Ventajas
- integraciones de Microsoft
- Flujos de trabajo gráficos
- Almacenamiento seguro
- fácil de enseñar
Contras
- Licencia
- La atención al cliente no es buena.
Proyectos Zoho
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Zoho Projects es una herramienta que ayuda a las personas a trabajar juntas y realizar un seguimiento de los documentos. Este software le ayuda a organizar sus proyectos, asignar tareas y hablar mejor con la gente. Le permite reunir documentos, imágenes, videoclips, informes y hojas de cálculo.
Con Zoho Projects, puedes dar acceso a otras personas a los archivos de tu empresa. También le ayuda a realizar un seguimiento de las diferentes versiones de sus documentos. Puede utilizar las palabras en el contenido o el título del archivo para buscarlo y ver los resultados de inmediato con esta herramienta.
Características
Ventajas
- Valor excelente
- Generalmente fácil de configurar y navegar
- Múltiples formas de comunicarse en la aplicación
- Opciones de configuración profundas
- Fuertes herramientas de seguimiento del tiempo
Contras
- No incluye plantillas prefabricadas
- Vista de gestión de recursos ligeramente inusual
IncoDocs
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IncoDocs es una herramienta que exportadores y empresas comercializadoras pueden utilizar para gestionar sus documentos de forma digital. Esta aplicación agiliza la creación de archivos para ventas y envíos. Le permite dejar de tener que ingresar datos a mano y evitar que los envíos se retrasen, lo que puede resultar costoso.
Con IncoDocs, puede conectar a su equipo a un espacio de trabajo compartido para que puedan trabajar desde cualquier lugar. Le brinda plantillas para documentos que puede almacenar fácilmente en un entorno de nube seguro. Esta aplicación te ayuda a hacer que el proceso de exportación de documentos sea menos ineficiente.
Características
Ventajas
- Cree documentos de ventas y envío hasta 10 veces más rápido
- Elimine el reingreso manual de datos para evitar costosos retrasos, multas y envíos perdidos.
- Olvídese del papel con firmas y sellos digitales
Contras
- Constructor de automatización torpe
Preguntas frecuentes
¿Qué software se utiliza en la gestión documental?
Documentos puede ser la mejor solución de gestión de documentos para empresas que utilizan muchos tipos diferentes de software. La integración ayuda a mantener la coherencia y la organización, y le proporciona datos siempre actualizados.
¿Office 365 tiene gestión de documentos?
¿Microsoft tiene un sistema para realizar un seguimiento de los documentos? ¡Puedes apostar tu último dólar a que sí! Con el poder de soluciones como SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive y Microsoft Dynamics 365 Business Central, la gestión de documentos de Microsoft 365 es ahora una realidad.
¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión de documentos?
Las mejores prácticas más importantes para un sistema de gestión de documentos son una indexación clara, diferentes versiones de archivos y una jerarquía de acceso clara. Realizar un proceso que no utilice papel y trasladar los que sí lo hagan a formularios electrónicos. Cuando se utilizan automatizaciones, el flujo de trabajo y la gestión de archivos mejoran.
¿Es SharePoint un sistema de gestión de documentos?
SharePoint es una de las formas más rápidas de realizar un seguimiento de los documentos. Cuando funciona bien, ahorra mucho tiempo a las empresas que lo utilizan. Como sistema de gestión de documentos, facilita compartir, gestionar, cambiar y buscar documentos.
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Preguntas frecuentes sobre los mejores software de gestión documental (2023)
Los avances tecnológicos continúan revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus documentos. En este artículo, responderemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre los mejores software de gestión documental del año 2023.
1. ¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es una herramienta digital que permite organizar, almacenar y administrar de manera eficiente los documentos y archivos de una empresa. Estos programas ofrecen funciones como indexación, búsqueda avanzada, control de versiones y colaboración en tiempo real.
2. ¿Por qué debería invertir en un software de gestión documental?
Los beneficios de utilizar un software de gestión documental son abundantes. Al implementar uno de estos programas, podrás reducir costos, optimizar el tiempo de búsqueda de información, mejorar la seguridad de tus documentos, facilitar la colaboración entre equipos y cumplir con las regulaciones de protección de datos.
3. ¿Cuáles son los mejores software de gestión documental en el 2023?
En el año 2023, los mejores software de gestión documental incluyen:
- Software A: Este software se destaca por su facilidad de uso y amplia gama de funciones personalizables. Además de la gestión de documentos, también ofrece opciones de automatización de flujos de trabajo.
- Software B: Con una interfaz intuitiva y potentes herramientas de búsqueda, este software es ideal para organizaciones con grandes volúmenes de documentos. También cuenta con funciones de cifrado para garantizar la seguridad de los archivos.
- Software C: Diseñado especialmente para empresas que requieren una alta seguridad en la gestión de documentos confidenciales, este software ofrece funciones avanzadas de control de acceso y seguimiento de cambios.
- Software D: Con una sólida integración con otras herramientas de productividad, este software facilita la colaboración y permite realizar tareas como edición en tiempo real y asignación de actividades.
Recuerda que la elección del mejor software de gestión documental depende de las necesidades específicas de tu empresa.
4. ¿Cómo puedo implementar un software de gestión documental?
La implementación de un software de gestión documental implica varios pasos clave:
- Evalúa tus necesidades: Identifica los desafíos actuales en la gestión de documentos y establece los objetivos que deseas lograr con el software.
- Investiga: Realiza una investigación exhaustiva sobre los diferentes software disponibles en el mercado, considerando factores como funcionalidades, facilidad de uso y valoración de otros usuarios.
- Elige el software: Selecciona el software que mejor se ajuste a tus necesidades y presupuesto. Pide una demostración o prueba gratuita si es posible.
- Planifica la implementación: Desarrolla un plan de implementación que incluya la capacitación del personal, la migración de datos y la configuración de las opciones personalizadas.
- Lanza y evalúa: Lanza el software de gestión documental en tu empresa y realiza un seguimiento de su rendimiento. Realiza ajustes según sea necesario para optimizar el uso y maximizar los beneficios.
Puedes consultar a expertos en el área o buscar referencias en sitios especializados para obtener más detalles sobre cada etapa de la implementación.
5. ¿El software de gestión documental es adecuado para mi empresa?
En general, los software de gestión documental son beneficiosos para empresas de todos los tamaños y sectores. Desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones, estas herramientas ofrecen soluciones eficientes para optimizar la gestión de documentos. Sin embargo, es importante considerar las necesidades específicas de tu empresa y evaluar el retorno de la inversión antes de tomar una decisión final.
Esperamos que estas respuestas hayan aclarado tus dudas sobre los mejores software de gestión documental en el año 2023. Si deseas obtener más información detallada sobre cada software mencionado, te recomendamos visitar los siguientes enlaces: