En un mundo donde la tecnología avanza a pasos agigantados, la gestión eficiente de impresión se ha vuelto imprescindible en cualquier empresa. Desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones, contar con el software adecuado para administrar y controlar los procesos de impresión se ha convertido en una necesidad innegable. ¿Qué mejor momento que el 2023 para conocer los cinco mejores software de gestión de impresión? En esta guía, te presentaremos las herramientas más destacadas del mercado que te brindarán la solución ideal para optimizar tus operaciones de impresión. ¡No te pierdas esta oportunidad de descubrir las innovadoras opciones que revolucionarán tu forma de imprimir!
El El mejor software de gestión de impresión Las opciones son muy importantes cuando se trata de aprovechar al máximo sus procesos de impresión. Estas herramientas de alta tecnología garantizan que cada paso del complicado baile entre el hardware de su impresora y los dispositivos que necesitan imprimir esos trabajos importantes se realice sin problemas. Diseñadas para grandes empresas, estas soluciones de administración de impresión son la mejor manera de manejar una amplia gama de tareas de impresión de manera eficiente en grandes redes de impresoras. Para empresas de este tamaño, estas herramientas garantizan que las computadoras de los trabajadores puedan conectarse a las numerosas impresoras de la empresa sin ningún problema. Sorprendentemente, estas soluciones suelen estar alojadas en un único dispositivo, normalmente una impresora, que actúa como eje central para controlar toda la red.
En este entorno, el administrador suele ser un miembro del departamento de TI de la organización que está a cargo de garantizar que este complejo software funcione bien en conjunto. Lo que distingue a Best Print Management Software es que quieren que la impresión sea fácil para todos. Van más allá de lo básico al perfeccionar los trabajos de impresión teniendo en cuenta aspectos como el color, el tamaño y el estilo. Además, estas plataformas pueden encargarse de la logística de la impresión. Por ejemplo, pueden mostrar el coste real de los trabajos de impresión y facilitar la actualización de los sistemas de impresión. En esencia, el mejor software de gestión de impresión funciona bien con el software para crear documentos. Esto significa que todo, desde simples documentos de texto hasta complejas impresiones gráficas, puede pasar fácilmente de su oficina digital al mundo real del papel y la tinta.
Beneficios del software de gestión de impresión
Cuando analice los beneficios del software de gestión de impresión, descubrirá que tiene mucho que ofrecer a las empresas que desean ahorrar dinero y tiempo en la impresión. Estas son algunas de las principales ventajas:
- Reducción de costos: Al aprovechar al máximo los materiales impresos, el software de gestión de impresión ayuda a las empresas a ahorrar dinero. Reduce la impresión que no es necesaria, aplica reglas de impresión y realiza un seguimiento de cuánto se imprime.
- Mejor uso del tiempo: El software simplifica muchas tareas relacionadas con la impresión, como el enrutamiento de los trabajos de impresión, lo que hace que el lugar de trabajo funcione mejor en general.
- Menos basura: Al fomentar la impresión responsable, el software de control de impresión ayuda a reducir el desperdicio de papel y tinta, lo que es bueno para el medio ambiente.
Tabla comparativa del mejor software de gestión de impresión
Un panel consolidado brinda a los administradores la capacidad de administrar todas las actividades de impresión desde una única ubicación, lo que resulta en una mejor administración y monitoreo de los trabajos y dispositivos de impresión. La capacidad de comprender las tendencias de impresión y tomar decisiones basadas en ese conocimiento es posible gracias al software de gestión de impresión, que proporciona seguimiento e informes precisos de los trabajos de impresión.
| Característica | corte de papel | Estudio de documentación perfecto | lógica de impresión | Director de impresión | uniFLOW |
|---|---|---|---|---|---|
| Precio | Desde $1,50/usuario/mes | Desde $1,99/usuario/mes | Desde $4.99/usuario/mes | Desde $1,25/usuario/mes | Desde $6/usuario/mes |
| Características | Gestión de impresión, seguimiento de costos, permisos de usuario, informes | Gestión de impresión, seguridad de documentos, automatización del flujo de trabajo, generación de informes | Gestión de impresión, permisos de usuario, informes, impresión móvil | Gestión de impresión, permisos de usuario, informes, impresión móvil | Gestión de impresión, permisos de usuario, informes, impresión móvil |
| Escalabilidad | Admite hasta 100.000 usuarios | Admite hasta 10.000 usuarios | Admite hasta 10.000 usuarios | Admite hasta 10.000 usuarios | Admite hasta 10.000 usuarios |
| Integraciones | Se integra con la mayoría de las principales impresoras y sistemas de gestión de impresión. | Se integra con la mayoría de las principales impresoras y sistemas de gestión de impresión. | Se integra con la mayoría de las principales impresoras y sistemas de gestión de impresión. | Se integra con la mayoría de las principales impresoras y sistemas de gestión de impresión. | Se integra con la mayoría de las principales impresoras y sistemas de gestión de impresión. |
| Apoyo | Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana | Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana | Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana | Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana | Soporte 24 horas al día, 7 días a la semana |
| Enlace de página web | Visita el sitio web | Visita el sitio web | Visita el sitio web | Visita el sitio web | Visita el sitio web |
Lista del mejor software de gestión de impresión
El uso de software de gestión de impresión puede generar una variedad de resultados positivos, que incluyen menos gastos operativos, mayor productividad, mayor seguridad y una gestión más responsable del medio ambiente. Es una herramienta valiosa para las empresas que desean mejorar su infraestructura de impresión y tener un mayor control sobre sus procesos de impresión, y estas empresas deberían considerar su uso.
corte de papel
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Gestión de impresión | Controlar y monitorear las actividades de impresión. |
| Seguimiento de costos | Realice un seguimiento de los costos de impresión para optimizarlos |
| Impresión móvil | Imprima desde dispositivos móviles de forma segura |
| Liberación de impresión segura | Libere trabajos de impresión de forma segura con autenticación de usuario |
| Impacto medioambiental | Monitorear y reducir el impacto ambiental de la impresión |
| Visita el sitio web |
PaperCut se inició hace más de 20 años debido a una única pregunta: ¿cómo podemos evitar que montones de papel inútil se queden en las bandejas de la impresora? Ahora, más de 115 millones de usuarios en 200 países y 75 000 grupos están trabajando con nosotros para hacer del mundo un lugar mejor, un trabajo de impresión a la vez. En una palabra, nuestro software de gestión de impresión anima a las personas a ahorrar dinero y proteger el medio ambiente al facilitar ver quién imprime qué y cuánto.
Ha ayudado a toda la familia PaperCut a ahorrar más de 750 millones de hojas de papel, lo que equivale a salvar 80.000 árboles. También hace que tu vida diaria sea mucho más sencilla. Al final, lo que hace que nuestras soluciones se destaquen es lo fáciles que son de instalar y usar, sin importar el tamaño de su negocio, cuántas impresoras tenga o qué dispositivos y sistemas operativos utilicen sus usuarios. Todo funciona bien.
El bueno
- Gestión integral de impresión
- Seguimiento de costes para el control presupuestario
- Soporte de impresión móvil
El malo
- Puede requerir hardware adicional para ciertas características
Estudio de documentación perfecto
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Creación de documentos | Cree, edite y formatee documentos de manera eficiente |
| Conversión de PDF | Convierta documentos a formato PDF con facilidad |
| Biblioteca de plantillas | Acceda a una biblioteca de plantillas para varios tipos de documentos |
| Herramientas de colaboración | Colabora en documentos en tiempo real |
| Control de versiones | Realice un seguimiento y administre versiones de documentos de manera efectiva |
Doc Studio es una herramienta que ayuda a las organizaciones a gestionar las comunicaciones con los clientes a través de varios canales. El estudio está construido con herramientas que son muy fáciles de usar y que permiten crear y entregar mensajes comerciales personalizados y culturalmente adaptados en más de cien idiomas diferentes.
Presenta una potente función de creación de documentos en su núcleo y está conectado de forma nativa con sistemas empresariales como BPM y CRM. Además, ofrece comunicaciones con los clientes a través de seis canales distintos. La solución más rentable y potente disponible actualmente en el mercado.
El bueno
- Creación de documentos fácil de usar
- Conversión de PDF eficiente
- Acceso a una variedad de plantillas de documentos.
El malo
- Puede que le falten algunas funciones avanzadas de gestión de documentos
lógica de impresión
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Gestión de flotas de impresión | Supervise y administre flotas de impresión con facilidad |
| Análisis de costos de impresión | Analice los costes de impresión y optimice los gastos |
| Impresión segura | Mejore la seguridad con una liberación de impresión segura |
| Impresión móvil | Admite impresión móvil para usuarios remotos |
| Seguimiento ambiental | Medir y reducir el impacto ambiental de la impresión |
Printlogic ofrece a sus usuarios todo lo que una empresa de impresión necesita para gestionar sus operaciones, incluidas estimaciones, subcontratación, producción de hojas de trabajo y albaranes de entrega, control de existencias, contabilidad, informes de gestión, marketing y un sistema de diario.
Cuando trabaja con Printlogic, no tendrá que comprometer sumas importantes de dinero, pero lo trataremos como si lo hiciera. Le brindamos acceso a todo el sistema, personalizamos sus documentos, importamos sus datos al sistema y le capacitamos a usted y a su equipo sobre cómo usarlos.
El bueno
- Gestión eficaz del parque de impresión
- Análisis en profundidad de los costes de impresión
- Funciones de seguridad sólidas
El malo
- Curva de aprendizaje para funciones detalladas
Director de impresión
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Impresión por lotes | Imprima varios documentos en un solo lote |
| Múltiples formatos de archivos | Soporte para varios formatos de documentos. |
| Automatización de impresión | Automatice las tareas de impresión para aumentar la eficiencia |
| Monitoreo de directorio | Supervise e imprima archivos desde directorios específicos |
| Perfiles de impresión personalizados | Cree configuraciones de impresión personalizadas para diferentes necesidades |
Si utiliza Print Conductor, podrá imprimir más de 90 tipos de documentos diferentes sin siquiera tener que abrir el archivo. Viene con un motor de impresión rápido y confiable, así como una interfaz sencilla y fácil de usar para imprimir en masa. Además, puede ordenar los documentos que se imprimirán, obtener una vista previa del documento que se imprimirá, controlar los trabajos que se imprimirán en lotes y realizar ajustes rápidos en la configuración de impresión, todo desde el mismo programa.
La aplicación es compatible con todas las impresoras actuales, independientemente de si están conectadas a una red local, a una red de área amplia o a la nube. Además, no sólo puede utilizar esta herramienta para gestionar trabajos de impresión en impresoras físicas, sino que también puede utilizarla para gestionar tareas de impresión en impresoras virtuales como impresoras PDF e impresoras OneNote.
El bueno
- Impresión por lotes eficiente
- Amplia gama de formatos de archivo compatibles
- Automatización para tareas repetitivas
El malo
- Puede que no tenga funciones avanzadas de gestión de documentos
uniFLOW
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| Característica | Descripción |
|---|---|
| Gestión de impresión | Controlar y optimizar las actividades de impresión. |
| Seguimiento de costos | Realice un seguimiento de los costos de impresión y asigne gastos |
| Liberación de impresión segura | Libere trabajos de impresión de forma segura con autenticación de usuario |
| Impresión móvil | Admite impresión móvil segura |
| Captura de documentos | Capture y digitalice documentos en papel para su almacenamiento digital |
uniFLOW es una herramienta flexible para administrar impresoras multifunción (MFP) que pueden utilizar empresas de cualquier tamaño que necesiten controlar la impresión, el escaneo y la copia. Las partes más importantes de la solución son la generación de informes completos y la contabilidad de costos, el enrutamiento de trabajos y la impresión privada desde dispositivos móviles.
Además, uniFLOW cuenta con controladores de impresora internacionales, autenticación de dispositivos, presupuestos de impresión y seguimiento de los costos de salida para facilitar la administración de la impresión. Tiene herramientas para gestionar salas de impresión que pueden ayudar a gestionar tickets para departamentos de reprografía corporativa (CRD) y redirigir trabajos que son demasiado grandes o complicados para las salas de impresión. La solución también viene con un módulo de envío web que permite a los CRD ofrecer catálogos de productos, cotizaciones de precios, carritos de compras y manejo de pagos en línea.
El bueno
- Funciones sólidas de gestión de impresión
- Seguimiento y asignación precisos de costos
- Liberación de impresión segura para mayor seguridad
El malo
- La configuración inicial puede requerir experiencia técnica
Tendencias futuras en software de gestión de impresión
El software de control de impresión cambia constantemente para satisfacer las necesidades cambiantes de las empresas y mantenerse al día con las nuevas tecnologías. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta en las herramientas de gestión de impresión en los próximos años:
- Soluciones en la nube: El software de gestión de impresión que se ejecuta en la nube seguirá ganando popularidad. Estos sistemas son excelentes para empresas de todos los tamaños porque se pueden ampliar o reducir, se pueden administrar de forma remota y son fáciles de actualizar.
- Impresión móvil: A medida que la impresión móvil mejore, los usuarios podrán imprimir de forma segura desde sus teléfonos y computadoras incluso cuando no estén en la oficina.
- Análisis impulsados por IA: La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático se integrarán en el software de control de impresión para proporcionar análisis más avanzados. Los algoritmos de IA ayudarán a mejorar los procesos de impresión, predecir cuándo será necesario realizar el mantenimiento y encontrar formas de ahorrar dinero.
- Funciones de seguridad mejoradas: Al prestar más atención a la seguridad de los datos, el software de gestión de impresión tendrá funciones de seguridad más sólidas, como cifrado avanzado, autenticación de usuarios y seguimiento de documentos.
Preguntas y respuestas
El software de gestión de impresión reduce los costos al garantizar que se sigan las reglas de impresión, realizar un seguimiento de cuánta impresión se realiza y encontrar impresiones que se desperdician o que no son necesarias. También ayuda a determinar cuánto debería pagar cada sección o persona por la impresión.
Sí, existen muchas herramientas de control de impresión para pequeñas empresas. Los grupos más pequeños pueden mantener bajos sus costos de impresión y mejorar su eficiencia utilizando sus planes y opciones que pueden ampliarse o reducirse.
Sí, el software de gestión de impresión mejora la seguridad de los documentos al exigir a los usuarios que inicien sesión, cifrar los trabajos de impresión y permitir que solo las personas autorizadas liberen documentos para imprimir. Garantiza que sólo las personas a las que se les permite acceder puedan ver documentos confidenciales.
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Frequently Asked Questions
1. ¿Qué es un software de gestión de impresión y por qué es importante?
Un software de gestión de impresión es una herramienta que permite a las empresas controlar y administrar de manera eficiente sus impresoras y flujos de trabajo de impresión. Estos programas mejoran la productividad, reducen costos y brindan mayor seguridad a la información impresa. Son importantes porque facilitan el seguimiento y control de las impresiones, evitando el uso excesivo de papel y tinta, y optimizando los recursos de impresión disponibles.
2. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de gestión de impresión?
Algunos de los beneficios clave de utilizar un software de gestión de impresión son:
- Ahorro de costos: Estos programas permiten controlar y reducir el uso de papel y tinta, lo que se traduce en ahorros significativos para las empresas.
- Mayor eficiencia: Con un software de gestión de impresión, las empresas pueden optimizar sus flujos de trabajo, eliminar impresiones innecesarias y reducir el tiempo dedicado a la administración de impresiones.
- Mejora de la seguridad: Estos programas ayudan a proteger la información confidencial impresa, controlando quién tiene acceso a las impresiones y proporcionando trazabilidad en caso de cualquier incidente de seguridad.
- Control y seguimiento: Con un software de gestión de impresión, las empresas pueden controlar y monitorear todas sus impresiones, lo que les permite realizar un seguimiento de los costos y establecer políticas de impresión más efectivas.
- Reducción del impacto ambiental: Al reducir el uso de papel y energía, estos programas contribuyen a la sostenibilidad ambiental y alinean a las empresas con prácticas más responsables.
3. ¿Cuál es el mejor software de gestión de impresión para el año 2023?
Aunque la elección del mejor software de gestión de impresión depende de las necesidades y características de cada empresa, existen algunas opciones destacadas para el año 2023:
- Software X: Este software destaca por su facilidad de uso y su capacidad para adaptarse a diferentes entornos de impresión.
- Software Y: Con una amplia gama de características de seguridad, este software es ideal para empresas que manejan información sensible.
- Software Z: Destaca por su enfoque en la optimización de costos y su capacidad para ofrecer análisis detallados de los volúmenes de impresión.
- Software A: Ofrece una integración perfecta con otros sistemas y brinda una amplia personalización para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa.
- Software B: Con una interfaz intuitiva y funciones de gestión centralizada, este software es ideal para empresas con múltiples ubicaciones y usuarios.
Es importante evaluar las necesidades de tu empresa y realizar una investigación exhaustiva para determinar cuál de estos software se ajusta mejor a tus requisitos.
Fuentes recomendadas: